A riqueza de um status review

O que é um status review? Ou revisão de status? Ou task report? O nome pode variar conforme o locutor, mas a definição é o propósito é o mesmo.

Status Review é um resumo daquilo que você ou sua equipe estão fazendo, pretendem fazer ou já fizeram. Mas com tantas ferramentas, métricas e metodologias por que eu tenho que saber ou fazer isto? Não precisa! Ninguém vai colocar uma arma na sua cabeça enquanto toma o seu cafezinho e te obrigar a falar como está a situação do seu projeto/tarefa. Porém caso o seu diretor/cliente te encontre no elevador e te pergunte meio que pretensiosamente como está o andamento do seu projeto, como seria sua resposta?

Está bom, estamos indo bem!

Acho que vamos conseguir entregar!

A minha parte está feita!

Para um gestor ou alguém de negócios a qualidade da informação tem um peso muito grande, independentemente de qual metodologia de projeto utiliza. Como por exemplo:

Segundo as nossas reuniões de equipe, posso dizer que temos um volume considerável de funcionalidades entregues e já homologadas pelo cliente, na qual tivemos um feedback bem positivo. Inclusive do que foi entregue tivemos poucos problemas e já estamos trabalhando em paralelo nas melhorias de algumas coisas. Quanto ao prazo não sei dizer, já que quem coordena a entrega é o meu Gestor, mas garanto que estamos indo bem.

Consegue perceber o mesmo “Estamos indo bem” com diferentes pesos? No exemplo acima você fala que está tudo bem dando um embasamento o porque acha que está tudo bem, não se compromete com prazos, direciona o questionamento para o seu Gestor, mas mostra o quão envolvido com o projeto está. Neste exemplo obviamente estamos trabalhando com o mundo perfeito onde tudo está OKAY, mas a ideia é esta.

Caso encontre dificuldades, questione o seu líder sobre status das tarefas, andamento do projeto e se ele perguntar o por que, diga que quer saber o como está o andamento e quer se sentir envolvido. Nada melhor do que trabalhar com objetivos, saber o que fez, o que está fazendo, quando terminar tarefa atual qual será o próximo e obviamente o porque está fazendo aquilo. Dentre toda minha experiência profissional não me vi fazendo algo simplesmente porque alguém pediu, aquilo precisava me fazer sentido, eu tinha a necessidade de saber o propósito por trás para poder me dedicar, propor melhorias e ter uma melhor noção de tempo baseado na dificuldade e complexidade do negócio.

Fica a dica, não espere que alguém faça isso por você. Se organize, crie suas prioridades e sempre se mantenha informado. Um bom líder não é aquele que tem um cronograma que diz o que cada um deveria estar fazendo ou não. Um bom líder faz o time dele saber o propósito pelo qual lutam, deixam todos a par do que está acontecendo, treina e capacita todos para serem os próximos líderes.

Espero ter ajudado! Dúvidas, críticas e sugestões são muito bem vindas!!

O segredo para um Planejamento assertivo

Fala meus queridos, já adianto que se veio aqui atrás do segredo do sucesso, bom isso não vai rolar. Porém posso te adiantar que as dicas a seguir irão te ajudar muito já o segredo de um bom planejamento e organização é se conhecer. Dito isso vamos ao que importa!

Primeiro Passo: Conheça suas limitações, saiba o que pode fazer, quando pode fazer, quanto pode entregar e qual a sua capacidade produtiva.

Pode parecer difícil a primeira vista, mas vamos a um exemplo prático: Digamos que sua capacidade produtiva são de 8 hrs por dia, consegue entregar 1 tarefa (desde que tenha foco total) dentro do seu timing, levando em consideração que produz 1 tarefa em 8 hrs sua entrega será no dia seguinte, correto? Até aqui está fácil, pois só temos uma única tarefa sem peso de dificuldade.
Agora vamos complicar um pouco, seu projeto tem 10 tarefas com pesos distintos, você tem apenas a data final de entrega, algumas tarefas podem ser compartilhadas ou delegas a outra pessoa e no meio deste projeto foram assinaladas para você tarefas de outro projeto que andam em paralelo com o atual. E agora? Senta e chora? Pede arrego?

Segundo Passo: Aprenda dizer não e com razão!

Seguindo a linha do Primeiro Passo, devemos avaliar os risco baseado na nossa análise inicial. Digamos que atingiu o seu limite produtivo e trabalhar horas extras não é uma opção até porque nem sempre recebemos por isso. Entenda que esforço extra é o mesmo que mal planejamento, ninguém planeja uma entrega antecipada fazendo as pessoas trabalharem mais, felizes e motivadas. Se isso acontecer pode ter certeza que seu chefe virá te pedir um favorzinho.
Enfim, sabendo da sua limitação e considerando que já se planejou para saber quando estará livre para pegar outra tarefa ou quando conseguirá entregar suas tarefas, repasse isso para o seu superior. Quem deverá tomar a ação de contratar mais pessoas, prorrogar prazos ou qualquer outra ação é ele. O seu papel é expor os riscos de fazer algo correndo e tocar em paralelo diversas tarefas.
Não tenha medo de dizer “Não, não posso, não é possível” desde que tenha argumentos válidos que embasem suas palavras, e expor riscos é a melhor delas, pois ninguém quer assumir risco previamente sinalizado.

Terceiro Passo: Organização é tudo.

Este passo deveria ser Zero, aquele antes de tudo, mas só lembrei agora. Organização é ponto chave para um bom planejamento. Ideal que se mantenha organizado desde antes de iniciar algo até o seu término. Pois qualquer coisa que sai do seu planejamento (mundo perfeito), saberá imediatamente que deve tomar alguma ação: seja se replanejar, pedir ajuda, negociar prazo e sim imprevistos acontecem! Contudo, uma pessoa organizada e bem planejada consegue lidar com eles facilmente.

Normalmente antes de iniciar qualquer projeto / tarefa, já nas reuniões sempre anoto tudo o que posso e acho que vai ser útil futuramente, com isso já tenho uma visão do que devo me preocupar, quem devo envolver, onde devo buscar material e depois da pesquisa já consigo levantar os risco futuros.

Em seguida, uma vez que eu já tenha feito a lição de casa, consigo dizer qual a capacidade produtiva do meu time e independente do cronograma já estipulado pelo meu chefe, consigo dizer se conseguimos entregar ou não. E caso venha me pedir algo que estava fora do planejado, não vou dizer que sim para agradá-lo, vou dizer que não é possível e explicar que para fazer o que ele pediu algo irá atrasar.

Mantenha o time ou as pessoas envolvidas sempre a par do que acontece, do seu planejamento, estimule (sem obrigar) esse tipo de organização, pois um dia da sua ausência o projeto não pode parar e quanto mais pessoas tiverem o conhecimento mínimo de como as coisas devem caminha melhor, ou sempre aproveitarão da sua ausência para pedir um favorzinho aqui e ali.

Quem sabe num post futuro colocamos algumas ferramentas que possam te ajudar com planejamento, desde um to-do lista até gerenciamento de tarefas / time e projeto.

Como montar um plano de estudos?

Hoje iremos abordar um tema importante para você (assim como eu) que está em constante aprendizado, como se organizar e montar um plano de estudos de forma que consigamos seguir a risca?! Para isso vamos dividir o assunto em 3 pontos:
– Interesse;
– Objetivo;
– Comprometimento.

Qual o seu interesse no tema escolhido para estudo?

Ao escolher o tema de estudo, seja técnico, didático, financeiro ou qualquer outro do seu interesse. É interessante qualificar o seu nível de interesse, não necessariamente motivação, as vezes pode estar relacionado à uma necessidade momentânea, mas nem sempre é o que gostaria de estar estudando naquele momento.

Como qualificar seu nível de interesse? Normalmente a resposta desta pergunta está alinhada como objetivo a ser atingido, quais benefícios palpáveis a conclusão deste estudo te trará a curto prazo?

Isto é importante saber, pois quando maior o nível de interesse, maior vai ser sua dedicação / comprometimento, vai ter maior nível de absorção do tema e terá menos chances de interrupção. Pense nisso!

Defina seu objetivo inicial (META)!

Uma vez que o tema foi escolhido, preciso definir metas para que seja possível concretizar o conhecimento ainda recente em sua mente. Ao definir uma meta/objetivo ao concluir seu cérebro gera uma sensação de recompensa fazendo com que aquilo seja ainda mais prazeroso para você.

Digamos que está estudando sobre finanças / economia básica e seu objetivo é conseguir organizar seus gastos mensais para provisionar férias futuras. Ou está estudando uma linguagem de programação para fazer um sistema de cadastro / estoque ou app de celular. Ou quero terminar este curso de 40 horas em 2 dias. Por ai vai e o importante é que se aplica a quase tudo.

Quando definimos um objetivo é interessante que ele seja alcançável ou isto te deixará com uma sensação de frustração, fazendo com que perca vontade e animo de continuar estudando.

Quão comprometido está?

É lindo dizer que vai começar estudar algo, mas quando realmente vai? Hoje? Agora? Próxima semana? Com quem? Sozinho? Já pesquisou o conteúdo? E depois vai fazer o que?

Imagina se ao dizer que está afim de aprender algo novo, um colega te rebate fazendo este monte de perguntas, saberia responder de imediato? Talvez sim, ou não quem sabe… Cada um tem seu “Q” de genialidade, mas vamos supor que a resposta seja não.

Bom, partindo desde princípio precisamos nos organizar e definir o nosso comprometimento com o estudo em questão e como fazer isso? Para facilitar a abstração vou dividir novamente em tópicos:
– Em quanto tempo quero terminar os meus estudos?
– Qual o tempo que disponho para estudar?
– Definido tempo de término e tempo dedicado (frequência), assinar um compromisso de seguir este planejamento.

Por exemplo, pegou um curso online com carga horária de 40 horas. Se tiver 8 horas diárias para se dedicar ao curso, em uma semana terminaria os estudos, correto? Em tese sim, mas na prática não dispomos de tal tempo livre. Uma técnica que uso é quantificar meu tempo na semana, pois desta forma caso não consiga cumprir minha carga horária de estudos em dia posso compensar em outro. Como isto funciona? Eu separo 10 horas de estudo por semana, algo em torno de 2 horas por dia de segunda a sexta. Porém caso eu tenha algum imprevisto familiar ou trabalho, posso compensar as horas no final de semana, contanto que o Mindset deve ser claro: “Devo cumprir as 10 horas de estudo semana, na qual me comprometi em fazer”.

Seguindo o exemplo acima, se eu tenho 10 horas de compromisso estudo e curso que escolhi tem carga horária de 40 horas, posso dizer que devo terminar no máximo em 1 mês. Logicamente o meu próximo curso só estarei disponível para estudar daqui 1 mês. Ou caso tenha maturidade suficiente para fazer estudar dois assuntos paralelos e dividir seu tempo em temas distintos fica a seu critério.

Por hora é isso pessoal, espero ter ajudado, nos vemos no próximo post!