O segredo para um Planejamento assertivo

Fala meus queridos, já adianto que se veio aqui atrás do segredo do sucesso, bom isso não vai rolar. Porém posso te adiantar que as dicas a seguir irão te ajudar muito já o segredo de um bom planejamento e organização é se conhecer. Dito isso vamos ao que importa!

Primeiro Passo: Conheça suas limitações, saiba o que pode fazer, quando pode fazer, quanto pode entregar e qual a sua capacidade produtiva.

Pode parecer difícil a primeira vista, mas vamos a um exemplo prático: Digamos que sua capacidade produtiva são de 8 hrs por dia, consegue entregar 1 tarefa (desde que tenha foco total) dentro do seu timing, levando em consideração que produz 1 tarefa em 8 hrs sua entrega será no dia seguinte, correto? Até aqui está fácil, pois só temos uma única tarefa sem peso de dificuldade.
Agora vamos complicar um pouco, seu projeto tem 10 tarefas com pesos distintos, você tem apenas a data final de entrega, algumas tarefas podem ser compartilhadas ou delegas a outra pessoa e no meio deste projeto foram assinaladas para você tarefas de outro projeto que andam em paralelo com o atual. E agora? Senta e chora? Pede arrego?

Segundo Passo: Aprenda dizer não e com razão!

Seguindo a linha do Primeiro Passo, devemos avaliar os risco baseado na nossa análise inicial. Digamos que atingiu o seu limite produtivo e trabalhar horas extras não é uma opção até porque nem sempre recebemos por isso. Entenda que esforço extra é o mesmo que mal planejamento, ninguém planeja uma entrega antecipada fazendo as pessoas trabalharem mais, felizes e motivadas. Se isso acontecer pode ter certeza que seu chefe virá te pedir um favorzinho.
Enfim, sabendo da sua limitação e considerando que já se planejou para saber quando estará livre para pegar outra tarefa ou quando conseguirá entregar suas tarefas, repasse isso para o seu superior. Quem deverá tomar a ação de contratar mais pessoas, prorrogar prazos ou qualquer outra ação é ele. O seu papel é expor os riscos de fazer algo correndo e tocar em paralelo diversas tarefas.
Não tenha medo de dizer “Não, não posso, não é possível” desde que tenha argumentos válidos que embasem suas palavras, e expor riscos é a melhor delas, pois ninguém quer assumir risco previamente sinalizado.

Terceiro Passo: Organização é tudo.

Este passo deveria ser Zero, aquele antes de tudo, mas só lembrei agora. Organização é ponto chave para um bom planejamento. Ideal que se mantenha organizado desde antes de iniciar algo até o seu término. Pois qualquer coisa que sai do seu planejamento (mundo perfeito), saberá imediatamente que deve tomar alguma ação: seja se replanejar, pedir ajuda, negociar prazo e sim imprevistos acontecem! Contudo, uma pessoa organizada e bem planejada consegue lidar com eles facilmente.

Normalmente antes de iniciar qualquer projeto / tarefa, já nas reuniões sempre anoto tudo o que posso e acho que vai ser útil futuramente, com isso já tenho uma visão do que devo me preocupar, quem devo envolver, onde devo buscar material e depois da pesquisa já consigo levantar os risco futuros.

Em seguida, uma vez que eu já tenha feito a lição de casa, consigo dizer qual a capacidade produtiva do meu time e independente do cronograma já estipulado pelo meu chefe, consigo dizer se conseguimos entregar ou não. E caso venha me pedir algo que estava fora do planejado, não vou dizer que sim para agradá-lo, vou dizer que não é possível e explicar que para fazer o que ele pediu algo irá atrasar.

Mantenha o time ou as pessoas envolvidas sempre a par do que acontece, do seu planejamento, estimule (sem obrigar) esse tipo de organização, pois um dia da sua ausência o projeto não pode parar e quanto mais pessoas tiverem o conhecimento mínimo de como as coisas devem caminha melhor, ou sempre aproveitarão da sua ausência para pedir um favorzinho aqui e ali.

Quem sabe num post futuro colocamos algumas ferramentas que possam te ajudar com planejamento, desde um to-do lista até gerenciamento de tarefas / time e projeto.

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